UzBank.net - 

Информационный портал о банках Узбекистана
Информеры для вашего сайта >>>

Банки Узбекистана
Коммерческие банки
Кредитные союзы
Микрокредитные организации
Ломбарды
Уполномоченные банки
Телефоны
Лицензии
Руководители
Банковское законодательство
Центральный банк
Телефоны доверия
Информация о банках Узбекистана
Истории
Миссии
Ценности
Правления
Советы директоров



Награды и достижения
Партнёры
Корреспондентские отношения
Рейтинги
Реквизиты
Стратегии
Благотворительность
Депозиты
Кредиты физическим лицам
Кредиты юридическим лицам
Лизинг
Факторинг
Пластиковые карточки
Расчётно-кассовое обслуживание
Проектное финансирование
Операции с ценными бумагами
Денежные переводы
Сайты о банках
Информер курсов валют


Реклама

Ответственность за содержание рекламы несёт рекламодатель
 

Инструкция по делопроизводству в Центральном банке и его учреждениях (новая редакция)

РАЗДЕЛ I
I. Общие положения

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Узбекистан «О Центральном банке Республики Узбекистан», Постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 29 марта 1999 года № 140 и устанавливает основные правила ведения делопроизводства в Центральном банке и его учреждениях.

1. Делопроизводство в Центральном банке и его учреждениях ведется по единой системе в соответствии с настоящей инструкцией.
2. Ответственность за организацию делопроизводства, свое-временность исполнения документов и писем, а также за сохранность дел в департаментах и самостоятельных управлениях (отделах) Центрального банка и его учреждениях несут руководители, а также инспектора-делопроизводители этих подразделений или работники, на которых возложено ведение делопроизводства.
3. Руководство делопроизводством в Центральном банке и его учреждениях, контроль за его организацией, состоянием и ведением осуществляется Секретариатами Центрального банка и Главных территориальных управлений в других подведомственных учреждениях - канцеляриями или лицами, на которых возложено ведение делопроизводства.
4. Инструктирование работников департаментов и самостоятельных управлений Центрального банка и Секретариатов или канцелярий по вопросам организации делопроизводства осуществляется Секретариатом Центрального банка, а инструктирование работников по делопроизводству в территориальных Главных управлениях - их Секретариатами (канцеляриями).
5. При уходе работника в отпуск, отъезда в командировку и других случаях все не исполненные им документы и письма должны быть переданы по указанию руководителя соответствующих департаментов и управлений (отделов) другим работникам, заменяющим их, а дела, взятые из архива - сданы в архив.
В случае увольнения или перемещения работников составляется акт сдачи и приема дел.
6. При уходе инспекторов-делопроизводителей в отпуск или отсутствии их по болезни - директора, начальники департаментов и управлений (отделов) Центрального банка и его учреждений обязаны для замещения делопроизводителя выделять на этот период для ведения делопроизводства других работников.
При увольнении или перемещении инспекторов-делопроизводителей составляется акт сдачи и приема всех дел, находящихся в текущем делопроизводстве, и всех законченных дел, подлежащих сдаче в архив учреждения банка.
Акты сдачи приема дел составляются в двух экземплярах и утверждаются директором или начальником соответствующих департаментов, управлений (отделов) или их заместителями. Один экземпляр акта хранится в деле соответствующего департамента или управления (отдела), другой - сдается в Секретариат Центрального банка или лицу, ведущему делопроизводство.
7. Распределение поступающих в Центральный банк документов и писем, оформление отправляемой корреспонденции и ведение архива текущих дел в департаментах, управлениях (отделах) производится на основе номенклатуры дел и условных цифровых обозначений (индексов), присваиваемых каждому департаменту, управлению (отделу).
7.1. Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими гриф «Для служебного пользования», устанавливается особыми инструкциями.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
7.2. На начальников территориальных Главных управлений возлагается персональная ответственность за укрепление исполнительской дисциплины в территориальных органах управления по обеспечению четкой реализации Инструкции по делопроизводству и Порядка организации исполнения и контроля, утвержденного 25 января 1998г., всемерному содействию повышению производительности управленческого труда за счет компьютеризации и рационализации делопроизводства.
Ответственность за организацию контроля и своевременного исполнения документов возлагается на руководителя группы по делопроизводству и контролю или ответственного работника, на которого персонально возложены обязанности по контролю исполнения, делопроизводство - на группу и начальника Секретариата аппарата Главных территориальных управлений, а за сохранность документов и работу с ними в подразделениях - на руководителей соответствующих служб.
7.3. Канцелярия Секретариата в соответствии с установленными порядком и сроками и по указанию руководства, знакомит работников аппарата территориальных Главных управлений с поступившими законами, постановлениями и другими актами Олий Мажлиса, Указами и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан и другими поступающими документами из вышестоящих органов, ознакамливает вновь принятых работников со структурой Центрального банка, Инструкцией по делопроизводству, Порядком организации исполнения и контроля, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, регламентирующими деятельность Центрального банка.
7.4. Запрещается использовать в частных беседах сведения, связанные с правительственными документами, заседаниями и совещаниями, носящими служебный характер.

РАЗДЕЛ II

Обработка и прохождение корреспонденции, денежно-расчетных документов и телеграмм

1. Общие указания

8. Прием, обработка (вскрытие, проверка вложений заказной корреспонденции, разметка, проставление штампа, регистрация) и распределение между департаментами, управлениями (отделами) входящей корреспонденции, обработка и отправка по назначению исходящей корреспонденции производятся в Центральном банке и его учреждениях Канцелярией и Экспедицией Секретариата ЦБ.
Обработка корреспонденции в целях ее сохранности производится в изолированном помещении, а в отдельных случаях - на отдельном изолированном столе.
9. В учреждениях Центрального банка прием заказной и простой корреспонденции производится от предприятий связи с соблюдением установленных сроков доставки. Посылки и ценности принимаются и отсылаются в установленном порядке.
Прием телеграфной корреспонденции от предприятий связи производится Экспедицией или инспектором-делопроизводителем учреждения банка под расписку с проставлением даты, часов и минут приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, а также в случае неполучения адресатом телеграммы, Секретариат Центрального банка (в учреждениях - Канцелярия или делопроизводитель) направляет заявление в бюро претензий предприятия связи.
10. Телеграммы, полученные по телеграфу, по абонентскому аппарату, а также документы, полученные по факсу, регистрируются в журналах (по форме согласно приложению N6) и сдаются под расписку в департаменты, управления (отделы).
Телеграммы с данными статистической отчетности, переводные и аккредитивные не регистрируются Экспедицией, а передаются по назначению в департаменты, управления (отделы) общим количеством.

2. Прием, регистрация, оформление и направление поступающей корреспонденции

11. Вся несекретная корреспонденция, поступающая в Центральный банк или Главные областные управления, принимается Канцелярией Секретариата, а в нерабочее время - ответственным дежурным или помощником, которые обязаны после дежурства сдать ее в Канцелярию.
Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно в Канцелярии Секретариата Центрального банка.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждения, недостачи документов или приложений к ним, необходимо немедленно сообщить об этом отправителю и составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в Канцелярии, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.
Ошибочно направленные в Центральный банк документы Канцелярией отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.
Конверты от поступающих документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
11.1. Адресованная Председателю Центрального банка, начальникам Главных территориальных управлений корреспонденция с пометкой «Лично» без вскрытия передается начальнику Секретариата Председателя, помощнику (секретарю) по журналу. Именные пакеты другим адресатам вскрываются и передаются в общеустановленном порядке.
Конверты с грифом «Лично» или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.
11.2. Поступившая в Канцелярию корреспонденция разделяется на подлежащую и не подлежащую регистрации.
Не подлежат регистрации документы согласно приложению 1.
На корреспонденции, подлежащей регистрации, проставляется регистрационный штамп (приложение 2).
Предложения, заявления и жалобы граждан, независимо от того, откуда они поступили, в т.ч. с надписью «Лично», регистрируются и учитываются отдельно (приложение 2а).
В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязатель-ных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.
Председателю или начальнику территориального Главного управления передаются документы вышестоящих органов, а также корреспонденция, содержащая информацию по принципиальным вопросам деятельности Центрального банка, требующим решения Председателя и начальника Главного территориального управления.
Остальные документы передаются заместителям Председателя, в секретариаты и соответствующие службы Центрального банка.

Учет и прохождение документов в аппаратах Центрального банка и Главных областных управлениях

11.3. После регистрации корреспонденция с резолюцией Председателя направляется заместителям Председателя и соответствующие подразделения.
11.4. Учет, организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан (перечень утвержден постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999г. №12) осуществляются в установленном порядке (схемы №№ 1,2-прилагаются).
11.5. Работа с корреспонденцией, подготавливаемой подразделениями Центрального банка и поступающей из других организаций, осуществляется в следующем порядке:
- указания по исполнению документов отражаются в резолюциях. После рассмотрения руководством документы возвращаются в Канцелярию Секретариата Центрального банка для перенесения резолюции на регистрационную карточку или журнал, затем доставляются по назначению;
- обработка и передача документов должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;
- если документ находится на исполнении у нескольких работников, то ответственным за его исполнение является работник, фамилия которого в резолюции указана первой.
Не допускается прием документов в Центральный банк без регистрации в Канцелярии Секретариата ЦБ.
12. При вскрытии пакетов заказной корреспонденции номера вложений сличаются с номерами, указанными в описи или на конверте. При обнаружении расхождений номеров вложений с номерами, проставленными в описях или на конвертах, а также при отсутствии вложений немедленно сообщается об этом учреждению банка-отправителя с приложением к письму полученного конверта.
Не допускается одновременное вскрытие без проверки вложений всех или нескольких пакетов. После проверки содержимого пакета конверт (обвертка) уничтожается, за исключением конвертов, в которые были вложены исполнительные листы, приказы арбитражей, жалобы, предложения и заявления граждан. Конверты от этих документов сохраняются и прилагаются к документам.
13. Заказные почтовые отправления, поступающие в Экспедицию в поврежденной упаковкой, обязательно должны иметь об этом отметку предприятия связи.
Содержимое поврежденного пакета проверяется по описи, вложенной в пакет, или по номерам на конверте. При недостаче вложений составляется акт в трех экземплярах. В акте отмечается характер повреждений и точное перечисление всех недостающих вложений. При отсутствии в поврежденном пакете описи в акте перечисляются все оказавшиеся в пакете вложения. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй - остается в делах Экспедиции или у секретаря, а третий - передается предприятию связи.
Акт составляется работником банка, принявшим пакет при участии представителя предприятия связи.
14. При получении неправильно адресованной и засланной корреспонденции и денежно-расчетных документов, Экспедиция в тот же день отправляет его по назначению с одновременным извещением отправителя о допущенной ошибке. Если неясно, кому следует переправить письмо или документ, то такая корреспонденция должна возвращаться отправителю при соответствующем письме.
15. Если при письме не оказалось указанных в нем приложений, письмо с отметкой Экспедиции об отсутствии приложений передается в соответствующие департаменты, управления (отделы), которые и направляют запрос отправителю о посылке недостающих приложений (с обязательным указанием точного адреса).
16. В целях ускорения документооборота Экспедиция периодически проверяет своевременность отправления учреждениями банка писем и денежно-расчетных документов, для чего даты поступающих документов сличаются с датами почтовых штемпелей предприятий связи по месту отправления пакета.
Учреждение банка, выявившее задержки в сдаче исходящей корреспонденции, сообщает об этом соответствующему учреждению банка для принятия мер к устранению в дальнейшем задержек при отсылке корреспонденции.
17. На всю входящую корреспонденцию и денежно-расчетные документы, а также на невскрытые пакеты Канцелярия Секретариата Центрального банка или секретарь ставит календарный штамп с датой текущего дня, с регистрационным номером. В крупных учреждениях банка на почтовые авизо по МФО календарный штамп ставится с отметкой ™Вечерняя почта™ по истечении трех часов с начала рабочего дня.
Обработанная корреспонденция и денежно-расчетные документы (с разбивкой по видам документов) передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня с росписью о получении.
18. Обнаруженные в пакетах денежные билеты и монеты, а также другие ценности передаются по назначению в департаменты, управления, спецпредприятия или кассу под расписку на сопроводительном документе, после чего сопроводительный документ вручается главному бухгалтеру учреждения банка для совершения исходящей бухгалтерской проводки.

3. Обработка исходящей корреспонденции

19. Обработка и отправка исходящих документов осуществляются централизованно Экспедицией Секретариата Центрального банка.
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник Экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.
Документы, поступившие в Экспедицию для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или в срок не более 1 суток.
19.1. Исходящая корреспонденция, кроме денежно-расчетных документов, департаментами, управлениями (отделами) учреждений банка сдается под расписку в Экспедицию, а в учреждениях банка - экспедитору для отправки по назначению.
Прием исходящей корреспонденции и денежно-расчетных документов для отправки производится в течение всего рабочего дня и заканчивается до 16.00 часов, а в аппарате Центрального банка - за 3 часа до конца рабочего дня. Готовую к отправке корреспонденцию и денежно-расчетные документы департаменты, управления (отделы) должны сдавать регулярно в течение всего рабочего дня до 16.00 с указанием точного адреса, количеством прилагаемых листов. О выявленных случаях задержки Экспедиция Секретариата Центрального банка сообщает руководителю соответствующего департамента, управления (отдела) для принятия мер, а в учреждениях банка - соответствующему руководителю.
19.2. Ежемесячно и ежеквартально, в нарастающем порядке, а затем в целом за год, Канцелярией обобщаются данные по учету входящих, исходящих и аппаратных документов (имеются в виду документы, составленные работниками Центрального банка. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
19.3. Индекс входящего (исходящего документа) состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера.
Исключение составляют индексы решений, распоряжений и протоколов. Их индексами являются их регистрационные номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.
Все случаи задержки отправки корреспонденции (особенно денежно-расчетных документов) подлежат тщательной проверке.
20. При отправке исходящей корреспонденции денежно-расчетных документов инспектор-делопроизводитель подразделений, а в Экспедиции экспедитор проверяет:
а) наличие оттиска гербовой печати на всех авизо по МФО;
б) наличие штампа учреждения банка на отсылаемых платежных требованиях и инкассовых поручениях;
в) наличие подписей;
г) наличие и правильность адреса;
д) наличие на документе даты, исходящего номера, приложений;
е) правильность внешнего оформления;
ж) количество прилагаемых листов.
При приеме в Экспедиции неправильно оформленные денежно-расчетные документы и корреспонденция возвращаются департаментам, управлениям (отделам) или исполнителям для исправления.
21. Вся исходящая корреспонденция и денежно-расчетные документы, за исключением переписки по недостачам в пачках денежных билетов с приложением накладок и обвязок с пломбами, отправляются простой почтой в конвертах с зеленой полосой.
22. Перед заклейкой пакетов инспектор-делопроизводитель, экспедитор или секретарь обязан: проставить номера вложений на пакетах с заказной корреспонденцией; проверить наличие всех вложений, посылаемых в указанный адрес; проверить правильность и точность написанного на пакете адреса. Сокращенное наименование адресата не допускается. После проверки пакеты взвешиваются, маркируются и сдаются в предприятие связи.
Пакеты с заказной корреспонденцией регистрируются делопроизводителем-экспедитором или секретарем в почтовых реестрах, составляемых в двух экземплярах по форме согласно (приложению 9а) и сдаются в предприятие связи с первым экземпляром реестра под расписку на втором экземпляре, который хранится в делах экспедиции или секретаря.
Копии реестров служат оправдательными документами на отправленную корреспонденцию и произведенные почтовые расходы.
В учреждениях банка общая сумма наклеек на пакетах почтовых марок ежедневно записывается в реестр или книгу, которая служит оправдательным документом по расходованию аванса на почтовые расходы, выдаваемого сотруднику, производящему отправку корреспонденции.
23. Корреспонденция с надписью ™Заказная™ отправляется в конвертах с зеленой полосой с отметкой ™Заказная банковская™.
24. Письма и денежно-расчетные документы в адреса городских учреждений банка ежедневно могут сдаваться Экспедицией курьерам учреждений банкам или в другом порядке, установленном учреждением банка.
25. Поступающие для отправки корреспонденция и денежно-расчетные документы отправляются Экспедицией или секретарем по назначению в день их приема.
26. Пакеты, отправляемые с нарочным, сдаются адресату под расписку в разносной книге или на бланке формы, указанной в приложении N9, которая приклеивается в разносную книгу.
27. Начальник Канцелярии, заведующий Экспедицией Секретариата Центрального банка или выделенный им сотрудник, ежедневно проверяет своевременное прохождение всей корреспонденции.

4. Обработка закодированных документов и документов, снабженных шифром (переводным ключом)

28. Входящие переводные и аккредитивные телеграммы, а также почтовые авизо по МФО, снабженные шифром, передаются Экспедицией для расшифровки в Центральном банке специалисту по обработке, приему и отправке денежно-расчетных документов (бухгалтерию), а в учреждениях банка - сотруднику, на которого возложена работа по шифру.
После проверки шифра и раскодирования телеграммы и авизо, минуя Экспедицию, передаются в Вычислительный центр или операционные отделы.
29. Исходящие переводные и аккредитивные телеграммы, а также почтовые авизо, подлежащие снабжению шифром, передаются сотруднику, на которого возложена работа по снабжению шифром.
30. Исходящие телеграммы (эмиссионные, переводные и простые) подразделениями Центрального банка, сдаются в телетайпную или в отделение связи, на абонентский телеграф под расписку в журнале (приложение 6). Экспедиция Секретариата Центрального банка должна составлять в двух экземплярах опись на все телеграммы, исходящие
из Центрального банка (по форме в приложении 6а). Телеграммы сдаются на телеграф по описи под расписку. Один экземпляр описи с распиской, в приеме, телеграфом подшивается в Экспедиции Секретариата Центрального банка в особое дело, которое заменяет журнал исходящих телеграмм. В тех учреждениях, где имеется абонентский телеграф, телеграммы могут передаваться по этому аппарату. Оператор расписывается в получении телеграммы на ее копии или в журнале (приложение 6).
31. В отделениях банка исходящие телеграммы сдаются в предприятия связи под расписку в описях (приложение 6а) или по разносным книгам.

Р А З Д Е Л III

Ведение делопроизводства в подразделениях
Центрального банка и его учреждениях

1. Общие указания

32. Непосредственная организация и ведение делопроизводства в департаментах, управлениях (отделах) возлагаются на инспекторов-делопроизводителей департаментов, управлений (отделов) или на работника, которому поручена эта работа.
33. Инспектор-делопроизводитель департамента, управления (отдела) или лицо, ответственное за ведение делопроизводства обязаны:
а) регистрировать всю поступающую корреспонденцию и телеграммы в регистрационных карточках или журналах входящей корреспонденции (приложение 4) и своевременно передавать ее на рассмотрение директору департамента, начальнику управления (отдела). В учреждениях Центрального банка регистрацию корреспонденции осуществляет работник Канцелярии.
б) получив от директора, начальника просмотренную корреспонденцию, отмечать в регистрационном журнале или карточке, поручения директора, начальника, фамилии исполнителей и сроки исполнения и немедленно передавать документ исполнителю под расписку;
в) принимать телеграммы, адресованные департаменту, управлению. (отделу);
г) ежедневно просматривать карточки или журналы и производить отметки об исполнении корреспонденции в день ее отправки;
д) осуществлять контроль за исполнением документов и поручений руководства Центрального банка, директоров департаментов, начальников управлений и начальников Главных территориальных управлений. В этих целях за два дня до наступления срока исполнения документа инспектор-делопроизводитель или секретарь напоминает директору, начальнику или исполнителю о наступлении этого срока, а за один день представляет письменную справку директору департамента, начальнику управления.
е) ежеквартально представляет начальнику Секретариата Центрального банка справку за подписью директора департамента, начальника управления (отдела) о движении корреспонденции и сведения по контрольным документам (приложение 7;).
ж) участвовать в подборке материала к очередным заседаниям Правления, совещаниям у Председателя Центрального банка.
з) своевременно передавать материалы для печатания в группу операторов и получать напечатанный материал;
и) печатать телеграммы и письма небольшого объема до 3-х страниц;
к) оформлять дела текущего архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел для департамента, управления (отдела), следить за сохранностью дел и документов, своевременно подготавливать дела и сдавать в архив в установленном порядке;
л) следить за правильностью адресования и внешнего оформления исходящей корреспонденции, сдавать в экспедицию отправляемую корреспонденцию без задержки в течение всего рабочего дня до установленного срока.
м) составлять сведения по личному составу;
н) вести учет телеграфных расходов (в Центральном банке);
о) составлять ежеквартально расчет потребности в канцелярских принадлежностях, своевременно выписывать, хранить и наблюдать за сохранностью канцелярских принадлежностей и инвентаря;
п) выписывать заявки на пропуска для входа по указанию руководства;
р) хранить бланки, штампы департамента, управления (отдела);
с) вести учет граждан, обращающихся в департаменты, управление (отдел) по личным вопросам.

2. Прохождение входящей корреспонденции

34. При получении корреспонденции инспектор-делопроизводитель (секретарь) проверяет своевременность ее доставки и наличие всех приложений, указанных в поступивших документах.
В случае ошибочного направления документа, относящегося к другому департаменту, управлению (отделу) инспектор-делопроизводитель (секретарь) обязан выяснить у директора, начальника, к какому департаменту, управлению (отделу) относится этот документ, и передать его в Канцелярию Секретариата Центрального банка с пометкой начальника на документе.
Инспектором-делопроизводителем или секретарем ведутся журналы или карточки:
а) входящей и исходящей корреспонденции;
б) правительственной корреспонденции;
в) предложений, заявлений и жалоб граждан;
г) входящей корреспонденции;
д) входящих телеграмм, факсов;
ж) исходящих телеграмм, факсов;
з) приема граждан
е) «ДСП» и «БТ»
При небольшом количестве входящих и исходящих телеграмм учет их может вестись соответственно в журналах входящей и исходящей корреспонденции или регистрационных карточках.
35. После регистрации корреспонденции в Канцелярии Секретариата Центрального банка на первой странице документа в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием в нем даты и регистрационного номера; получаемая корреспонденция инспектором-делопроизводителем или секретарем регистрируется и передается на просмотр директору, начальнику департамента, управления (отдела).
Передача корреспонденции без регистрации в журнале или карточки не разрешается.
36. Когда поступивший документ является ответом на какой либо запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, инспектор-делопроизводитель департамента, управления (отдела) обязан до передачи его директору, начальнику департамента, управления (отдела) подобрать переписку, относящую к этому документу.
37. Директор департамента, начальник управления (отдела) обязан рассмотреть полученную корреспонденцию в день ее поступления, указать фамилию работника, которому она направляется для исполнения и срок исполнения.
Резолюции и отметки руководитель должен делать, как правило, на фишке к документу на свободном от текста месте), а не на записках.
38. В регистрационном журнале, в специально отведенных графах, указываются дата исполнения и номер дела, в котором должна хранится исполненная корреспонденция. В примечании отражается прохождение корреспонденции (на заключении, ожидающая ответа и т.д.)
39. Поступающие в департамент, управление (отдел) инструктивные материалы (инструкции, приказы и письма) должны быть доведены до сведения (под расписку) соответствующих работников по указанию директора департамента или начальника управления (отдела).
Инструктивные материалы Центрального банка (приказы и письма) в управлениях (отделах) подшиваются в отдельные папки по роду документов в строгой нумерованной последовательности.
40. Инспектор-делопроизводитель департамента, управления (отдела) хранит следующие справочные материалы:
а) список учреждений Центрального банка;
б) список сотрудников департамента, управления (отделов) с указанием их домашних адресов и номеров телефонов;
в) список учреждений Центрального банка с указанием фамилий директоров, начальников и их заместителей (только в Центральном банке республики).
41. При исполнении документов должны соблюдаться следующие основные правила:
а) исполнение телеграмм производится в день их поступления, а в отдельных случаях - не позднее следующего дня или в сроки, устанавливаемые заместителем Председателя Центрального банка, директором департамента, начальником управления (отдела) или его заместителем; почтовая корреспонденция исполняется в течение 10 календарных дней, не считая дня поступления. Исключения могут быть допущены только с разрешения заместителя Председателя Центрального банка, директора департамента, начальника управления (отдела) или его заместителя;
б) в ответных письмах проставляются и дата документа, на которой посылается ответ, если при письме посылаются приложения, в конце письма, перед подписями, указывается: «Приложение на ___ листах в ___экземплярах»;
в) во всех случаях, когда посылается напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, указывается его краткое содержание;
г) при ссылках в тексте писем на другие документы указываются их даты, номера и краткое содержание;
д) на копии документа должна быть виза исполнителя и дата подготовки документа;
е) в целях сокращения телеграфных расходов при рассылке телеграмм применяется действующий в Центральном банке телеграфный код. При составлении кодированной телеграммы на копии телеграммы под чертой приводится полный раскодированный текст.
42. Документы, не требующие исполнения или ответа, после отметки на них исполнителя об ознакомлении, передаются инспектору-делопроизводителю с разрешительной визой директора департамента, начальника управления (отдела) и датой о направлении документа для хранения в соответствующем деле.
43. Все подлежащие отправлению документы после их подписания со всеми относящимися к ним приложениями исполнитель передает инспектору-делопроизводителю для отправки. Вместе с отправляемыми письмами передаются также их копии и все материалы, относящиеся к этим документам. Копии отправленных документов заверяются инспектором-делопроизводителем и передаются в экспедицию.
Исполнители обязаны на копии отправляемого письма указывать: в какое дело оно направляется или что письмо ожидает ответа с указанием срока.
Копии документов, по которым должны последовать ответы, после отметки в журнале или карточке возвращаются исполнителю для хранения в папке ™Ожидающие ответа™ и наблюдения за своевременным получением ответа.
Исполнители обязаны ежедневно просматривать корреспонденцию, хранящуюся в папке ™Ожидающие ответа™, и если срок для получения ответа истек, принимать необходимые меры к быстрейшему получению ответа.

3. Оформление исходящей корреспонденции


44. Инспектор-делопроизводитель перед отправкой корреспонденции обязан проверить:
а) внешнее оформление (соответствие бланка установленному образцу), краткое содержание письма перед текстом, наличие в необходимых случаях печатей и штампов, даты и номера исходящего документа, отсутствие подчисток, помарок и других дефектов в оформлении корреспонденции; количество прилагаемых листов к основному документу.
б) правильность адреса и наличие ссылки на номер и дату запроса в ответных письмах;
в) наличие подписи лица, которому представлено такое право и визы исполнителя на корреспонденции, подписанной Председателем, заместителями Председателя, начальником территориального Главного управления или их заместителями, наличие на копии визы директора, начальника департамента, управления (отдела);
г) наличие и соответствие приложений к письму.
45. Исходящая почтовая корреспонденция нумеруется пятизначным номером, первые две цифры которого составляют индекс департамента, управления (отдела), а последние три цифры - номер дела номенклатуры (например: индекс Финансового департамента 16, а номер дела 045, номер исходящего письма будет 160450).
Исходящие телеграммы, отправляемые по телеграфу или абонентскому аппарату, также снабжаются пятизначным номером, в котором первые две цифры являются индексом департамента, управления (отдела), отправляющего телеграмму, а последние три - порядковым номером по журналу регистрации исходящих телеграмм, начиная с 001 и до 999, после чего порядковая нумерация вновь начинается с 001.
Телеграммы по эмиссионным операциям нумеруются в соответствии с особыми указаниями.
Денежно-расчетные документы нумеруются в соответствии с ™Инструкция по бухгалтерскому учету и отчетности в банках РУ™ от 16.11.98г. № 61 и «Инструкция об организации работы по денежному обращению в учреждениях банков РУ» от 9.11.98г. № 6.
46. При адресовании почтовой корреспонденции на пакете обязательно указывается цифровой индекс предприятия связи, адрес и полное наименование корреспондента.
47. После адреса на левой стороне бланка указывается краткое содержание письма укороченными строчками и подчеркивается. Под чертой указываются дата и номер письма, на которое посылается ответ.
48. На письмах (подлинниках и копиях с несколькими адресами подчеркивается адрес корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма.
49. Вся исходящая почтовая корреспонденция сдается инспектором-делопроизводителем для отправки под расписку в регистрационном журнале (приложение 5) на протяжении всего рабочего дня и заканчивается в 14.00 часов, а в Центральном банке - за 3 часа до окончания рабочего дня.
Исходящие телеграммы инспектор-делопроизводитель, секретарь, экспедитор сдает под расписку в регистрационном журнале (приложение 6) в отделение связи или на абонентский телеграф или через фельдсвязь по мере готовности их к отправке до 14.00
50. Телеграммы по открытию бюджетных кредитов, а также аккредитивные телеграммы снабжаются отметками ™Срочная переводная™ или ™Переводная™. В тексте бюджетной телеграммы первым словом указывается ™Бюджетная™.

Р А З Д Е Л IV

Текущее делопроизводство и индексация (составление номенклатур и формирование дел) в управлениях Центрального банка и учреждениях банка

51. Формирование дел в текущем делопроизводстве департамента, управления (отдела) ведется по единой системе в соответствии с номенклатурой дел, составленной на основании действующего Перечня документальных материалов Центрального банка с указанием сроков хранения.
52. Номенклатура дел для каждого департамента, управления (отдела) составляется в двух экземплярах инспектором-делопроизводителем или лицом, ответственным за ведением делопроизводства, согласовывается с заведующим архивом и подписанная директором департамента, начальником управления (отдела), утверждается начальником Секретариата Центрального банка. Один экземпляр номенклатуры остается в архиве. В номенклатуру дел должны быть включены все дела, ведущиеся в департаменте, управлении (отделе).
52.1. Составление номенклатуры дел.
52.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура составляется для правильного формирования дел, обеспечения поиска и учета дел, для определения сроков хранения документов.
52.1.2. Сводная номенклатура дел Центрального банка составляется Архивом Секретариата. Номенклатура дел предварительно согласовывается с экспертной комиссией - заместителями Председателя, руководителями аппарата подразделений, а затем утверждается заместителем Председателя или начальником Главного территориального управления (приложение 10).
Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренных изменений функций и структуры аппарата Центрального банка, но не реже одного раза в пять лет.
52.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела, отражающие деятельность Центрального банка, справочные и контрольные картотеки, личные дела, дела постоянных и временных комиссий и дела общественных организаций.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Республики Узбекистан, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, указатели, экспресс-информации.
52.1.4. Разделы в номенклатуре дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Центрального банка.
Внутри структурных подразделений дела располагаются по степени их значимости по следующей схеме:
- организационно-распорядительные документы вышестоящих органов;
- организационно-распорядительные документы Центрального банка;
- протоколы и материалы к ним;
- планы, сметы;
- отчеты;
- доклады, обзоры, докладные записки;
- переписка;
- справки, акты, сведения;
- лимиты, заявки;
- справочная картотека.
52.1.5. Заголовки дел в номенклатуре должны отражать состав и содержание документов, находящихся в деле. Заголовки дел в номенклатуре формируются с учетом группировки в дела отдельно документов постоянного и временного хранения.
В каждом заголовке необходимо указать вид (разновидность) документа, его содержание, в переписке - корреспондента (корреспондентов).
В заголовках дел, включающих в себя распорядительные документы или протоколы, необходимо указать подлинность или копированность документов.
В заголовках применяется термин «документы» в случаях, когда дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятием «документы» обозначают также документы-приложения к обобщающему документу (например, к протоколу).
52.1.6. Индекс дела состоит из двух элементов: номера подразделения аппарата и порядкового номера дела в пределах данной структурной части (01-1, 01-2,... 02-1 и т.д.).
Возникшие в течение года новые и непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
52.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
52.2. Формирование дел
52.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
52.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляет Архив Секретариата аппарата Центрального банка.
52.2.3.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные правильно оформленные документы; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В деле не должны формироваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При большем количестве листов заводится второй и последующие тома дела.
52.2.4. Протоколы, решения Правления и документы к ним формируются в одно дело. Отдельно формируются решения и распоряжения Центрального банка. Распоряжения Председателя формируются отдельно от его распоряжений по кадрам. Документы внутри распорядительных документов и протоколов располагаются по хронологии и по номерам.
52.2.5. Переписка группируется в дела за период календарного года по конкретным вопросам и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается вслед за документом-запросом.
52.2.6. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.
52.2.7. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, направление или представление, заявление об увольнении, личный листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании; выписки из распоряжений о назначении, увольнении, перемещении, дополнение к личному листку по учету кадров.
52.2.8.Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Обеспечение сохранности документов в аппарате Центрального банка

52.2.9. Сохранность документов в Центральном банке обеспечивает Архив Секретариата Центрального банка. В территориальных Главных управлениях эта функция возлагается на Секретариат (Архив).
52.3. Завершенные дела в течение двух лет остаются в службах Центрального банка для справочной работы, а затем сдаются в Архив.
52.3.1. В Архив передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения по сдаточной описи (приложение 12).
Сдаточная опись составляется в 2 экземплярах. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных в архив дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.
52.3.2. В аппарате Центрального банка Приказом Председателя, а в территориальных Главных управления начальника должна создаваться постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) из 4-5 человек. Председателем ЭК назначается заместитель Председателя, начальник, руководитель бухгалтерии, начальник Секретариата, ЭК - лицо, ответственное за сохранность документов. ЭК действует на основании положения о ней, строит свою работу в соответствии с приказом, Заседание ЭК проводится по мере надобности, но не реже одного раза в год. Заседания протоколируется.
52.3.3. Экспертная комиссия имеет право рассматривать на своих заседаниях номенклатуру дел, описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов, а также вопросы обеспечения сохранности документов как в самом аппарате Центрального банка, так и в службах Центрального банка. ЭК имеет право рассматривать и вносить предложения в архив аппарата Центрального банка об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
52.3.4. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, передаваемые в ведомственный архив, должны быть упорядочены по завершению делопроизводства через 2 года. Упорядочение проводится работниками госархивов по договору с Центральным банком. Дела подшиваются, оформляются в соответствии с существующими требованиями, на них составляются описи (раздельно на дела постоянного хранения и по личному составу).
На дела с истекшими сроками хранения работники, ответственные за делопроизводство, при участии членов ЭК и специалистов Центрального банка составляют акт на уничтожение документов по установленной форме.
Описи, акты рассматриваются на заседании ЭК. Затем передаются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архива Секретариата Центрального банка. После этого описи и акты утверждаются Заместителем Председателя Центрального банка.
Уничтожение дел и документов, включенных в акт, производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены ЭПК.
52.3.5. Документы Центрального банка, подлежащие государственному хранению, передаются в государственный архив:
- общая документация через 10 лет;
- документы по личному составу через 75 лет.
53. В областных управлениях Центрального банка на основании номенклатур дел управлений и отделов составляется сводная номенклатура дел, которая согласовывается с местным архивным органом и утверждается начальником областного управления или его заместителем.
54. В начале года на основании утвержденной номенклатуры дел в департаменте, управлении (отделе) заводится соответствующее количество дел, в которые подшиваются отработанные документы.
55. На обложках дел должны быть сделаны следующие надписи:
а) наименование учреждения;
б) наименование департамента, управления, отдела, сектора;
в) номер дела (согласно номенклатуре дел);
г) подробное наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
д) индекс по Перечню документальных материалов;
е) срок хранения;
ж) «Начато» ... «Окончено»...;
з) количество пронумерованных листов (для дел с постоянным сроком хранения).
56. Внутри дела переписка со всеми относящимися к ней приложениями должна быть подобрана подшита в строго хронологическом порядке, по датам поступления и отправки бумаг, при этом не допускается разобщение переписки, относящейся к одному и тому же вопросу.
Исключения составляют годовые планы, сметы, отчеты, которые подшиваются в дело того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.
Не рекомендуется хранить в делах черновики, лишние копии ответов, а также конверты от предложений, заявлений и жалоб граждан после их исполнения.
57. На копиях исходящей корреспонденции, направляемых в дела, исполнитель обязан указать номер дела.
58. До подшивки документов в дело делопроизводитель департамента, управления (отдела) обязан проверить:
а) отмечены ли в журнале входящей корреспонденции дата исполнения и номер дел;
б) приложена ли оформленная копия ответа;
в) имеется ли наличии приложения, если они поименованы во входящем порядке, остаются в текущем архиве управления (отдела) в течение следующего года для справочной работы.


Р А З Д Е Л V

Ведение делопроизводства в Секретариате Центрального банка и Главных территориальных управлениях


59. В обязанности работников Секретариата, инспектора-делопроизводителя, экспедитора, Секретариата Главных территориальных управлений Центрального банка республики входит:
а) прием и регистрация корреспонденции и телеграмм, адресованных Председателю Центрального банка, заместителям Председателя банка;
б) выполнение поручений Председателя, заместителей Председателя Центрального банка.
в) ведение журналов для регистрации;
- правительственной корреспонденции и пакетов;
- приема граждан;
г) подборка материалов к заседаниям Правления банка и совещаниям;
д) печатание небольших материалов и писем;
е) ежедневная проверка входящих регистрационных карточек и контроль за исполнением в установленные сроки корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан, приказов, решений Правления банка, поручений Председателя и заместителей Председателя Центрального банка республики;
ж) представление ежемесячно Председателю или заместителям Председателя Центрального банка письменной справки о неисполненной корреспонденции и поручениях;
з) ежедневное наблюдение за наличием инвентаря, необходимого для работы.
60. У начальника Секретариата Председателя Центрального банка республики должны находиться:
а) список учреждений Центрального банка республики;
б) список Главных территориальных управлений с указанием номеров телефонов и фамилий начальников областных управлений и их заместителей;
в) список ответственных работников аппарата Центрального банка республики по департаментам, управлениям (отделам) с указанием домашних адресов и номеров телефонов;
г) инструктивные материалы Центрального банка республики (приказы, письма), подшитые в отдельные папки по роду документов в строгой нумерационной последовательности. Инспектор или делопроизводитель обязан сделать отметки о происходящих изменениях и дополнениях, инструктивных материалов в систематических указателях.
В Главных территориальных управлениях Центрального банка республики систематизированный учет поступающих законодательных и ведомственных нормативных материалов ведет Канцелярия, исполненные документы передаются на хранение юристу.
61. Обязанности секретаря, начальника или заместителя начальника Главного территориального управления Центрального банка республики аналогичны вышеуказанным обязанностям.
62. Делопроизводство ведется в аппаратах Центрального банка Секретариатами Центрального и Главных территориальных управлений банка.
В обязанности работников Секретариатов входит:
а) прием, регистрация входящей корреспонденции, адресованной Председателю, заместителям Центрального банка республики, а в территориальных управлениях - начальнику, заместителям Главного управления, а также в адрес подразделений Центрального банка и передача ее после регистрации исполнителям, указанным в резолюциях;
б) прием телефонограмм, адресованных Председателю, заместителям Центрального банка и начальнику, заместителям Главного территориального управления Центрального банка республики;
в) составление отчетов отправленных телеграмм из Центрального банка;
г) заполнение контрольных карточек по документам, взятым отделом контроля Секретариата на контроль;
д) регистрация и отправление исходящей корреспонденции и телеграмм; (Экспедиция Секретариата).
е) хранение и использование гербовой печати и углового штампа входит в обязанности начальника Секретариата Центрального банка, замещает в отсутствие начальника Секретариата, ответственный работник назначенный приказом Председателя Центрального банка.
Гербовая печать ставится на документы, с подписью Председателя Центрального банка или Первого заместителя Председателя в его отсутствие замещающего по приказу заместителей (приложение 3).
ж) контроль за хранением и выдачи бланков (возложено по приказу на ответственного работника);
з) выписывание заявок на пропуска для входа в здание банка начальником Секретариата Центрального банка и Главных территориальных управлений Центрального банка республики;
и) составление сводной справки о движении корреспонденции на основании представляемых данных департаментами и управлениями (отделами);
к) ведение текущего архива Секретариата Центрального банка, раскладка и подшивка исполненных документов по отдельным делам;
л) наблюдение за своевременным получением ответов от Главных территориальных управлений по запросам Секретариата Центрального банка;
м) выписывание, хранение и выдача канцелярских принадлежностей для сотрудников Секретариата Центрального банка;
н) подготовка проектов приказов по аппарату Центрального банка и Главному территориальному управлению о объявлении рабочих дней по распоряжению Кабинета Министров Республики Узбекистан по выходным дням, получение необходимых виз и представление на подпись Председателю и начальнику областного управления Центрального банка республики.
63. В отделах Секретариата Центрального банка ведутся регистрационные контрольные карточки или журналы:
а) Законов Олий Мажлиса Республики Узбекистан, Указов Президента Республики Узбекистан и постановлений, распоряжений, поручений Кабинета Министров республики;
б) распоряжений Кабинета Министров республики;
в) материалов, поступающих из Кабинета Министров республики.
В Главных территориальных управлениях Центрального банка для документов, поступающих из правительственных органов республики, журналы по лит. «а», «б», «в» могут быть объединены в один журнал;
г) корреспонденции, исходящей в адрес правительства;
д) входящей корреспонденции, адресованной Председателю Центрального банка, а в областных управлениях - начальнику;
е) материалов, поступающих от министерств и ведомств, концерн, ассоциаций и других ведомств;
ж) докладных записок на имя Председателя Центрального банка республики (в Главных территориальных управлениях банка - при необходимости на имя начальника);
з) предложений, заявлений и жалоб граждан;
и) входящей корреспонденции, адресованной в Секретариат Центрального банка;
к) входящих телеграмм;
л) сводок Министерства Макроэкономики и статистики;
м) исходящих телеграмм;
н) исходящей корреспонденции;
о) приема граждан;
п) регистрации лиц, отбывающих и прибывающих в командировку (в областных управлениях банка), проставление печатей.
64. Канцелярия Секретариата Главных территориальных управлений Центрального банка организует:
а) формирование поступающих инструктивных материалов Правления Центрального банка республики (инструкций, приказов, писем и телеграмм) с резолюцией начальника областного управления банка в комплекты по роду документов, в хронологическом порядке;
б) систематическое наблюдение по текущей нумерации за своевременным получением инструктивных материалов;
в) распределение инструктивных материалов по указанию руководства областного управления между отделами, секторами и ознакомление с ними соответствующих работников под расписку;
г) рассылку за прохождением исполнения и хранением корреспонденции в отделах.
65. Начальник Секретариата Центрального банка и Канцелярия Секретариата областного управления банка:
а) передает корреспонденцию, за исключением денежно-расчетных документов, на рассмотрение Председателя Центрального банка или его заместителю, начальнику Главного территориального управления Центрального банка или его заместителю. Рассмотренная корреспонденция возвращается начальнику Секретариата Центрального банка, начальнику Отдела контроля или заведующему Канцелярией для установления контроля за ее исполнением и направления ее в департаменты, управления, отделы, секторы на исполнение и ознакомление;
б) обеспечивает по мере надобности, не реже одного раза в полугодие, проверку состояния делопроизводства в департаментах, управлениях, отделах, секторах и принимает необходимые меры к устранению обнаруженных при проверке недостатков, докладывая курирующему заместителю Председателя Центрального банка, ведающему соответствующим департаментом, управлением (отделом), а в областных управлениях - начальнику или его заместителю. Результаты проверки оформляются актом;
в) на первое число каждого месяца на основании справок департаментов, управлений (отделов) представляет Председателю Центрального банка республики письменный отчет в разрезе структурных подразделений Центрального банка республики о количестве поступившей исполненной и неисполненной корреспонденции за отчетный период. В Главных территориальных управлениях Центрального банка представляет начальнику управления справку о неисполненной корреспонденции и корреспонденции, исполненной с нарушением установленных сроков.

Контроль за состоянием делопроизводства и своевременным исполнением корреспонденции

66. Наблюдение за правильностью ведения делопроизводства и контроль за своевременным исполнением департаментами, управлениями (отделами) поступающей корреспонденции осуществляется работниками отделов и секторов Секретариата Центрального банка в следующем порядке:
а) после регистрации корреспонденции работник отдела или сектора Секретариата Центрального банка просматривает записи в регистрационном журнале и заполняет контрольные карточки (по форме согласно приложению 8) на корреспонденцию с отметкой: «Взять на контроль» и по одной на каждый подлежащий контролю документ и на поле регистрационного журнала делает отметку о принятии документа на контроль;
б) заполненная контрольная карточка помещается в картотеку по контролю за исполнением корреспонденции.
Картотека имеет два раздела: первый - для документов, находящихся в процессе исполнения, где контрольные карточки на эти документы располагаются по срокам исполнения; второй - для хранения исполненных документов, в котором карточки располагаются по департаментам, управлениям (отделам).
67. Работники отделов, секторов Секретариата Центрального банка осуществляет систематическое наблюдение за исполнением документов; результаты контроля и все изменения сроков исполнения отмечаются работниками Секретариата Центрального банка на оборотной стороне контрольных карточек. После того как документ исполнен, в контрольной карточке делается об этом отметка со ссылкой на дату и номер того документа, которым оформлено исполнение. Контрольная карточка по исполненному документу помещается в архивную карточку и хранится в Секретариате Центрального банка в течение одного года.
68. Если исполнение по находящемуся на контроле документу не может быть произведено в установленный срок (ввиду необходимости) посылки запросов, наведения справок, согласования с другими органами, получения решения Правления Центрального банка и т.д.), документ не снимается с контроля. В таких случаях срок исполнения, переносится по согласованию с заместителем Председателя или лицом, установившим срок исполнения, о чем сообщается отделом, сектором Секретариата Центрального банка или Главного областного управления для отметки в контрольной карточке.
69. Задания и поручения Председателя Центрального банка республики, начальника Главного территориального управления Центрального банка, даваемые отдельным структурным подразделениям аппарата Центрального банка и Главных территориальных управлений, берутся на контроль отделами Секретариата Центрального банка Главного территориального управления. Контроль осуществляется в соответствии с п.68 настоящей инструкции.
70. О случаях задержки исполнения корреспонденции личных заданий и поручений Председателя Центрального банка республики, начальника Главного территориального управления Центрального банка, предложений, заявлений и жалоб граждан начальник Секретариата Центрального банка, Главного территориального управления докладывает соответствующему заместителю Председателя Центрального банка, заместителю начальника Главного территориального управления Центрального банка для принятия мер, обеспечивающих исполнение.
О фактах длительных задержек исполнения начальник Секретариата Центрального банка докладывает Председателю Центрального банка и руководителю Аппарата Центрального банка в Главных территориальных управлениях Центрального банка - начальнику.
Снятие документов с контроля производится только после их окончательного исполнения и при наличии отметки о направлении документов в дело.
71. Вопросы, вносимые Главными территориальными управлениями Центрального банка Правлением Центрального банка республики, должны находится под личным наблюдением и контролем начальника Главного территориального управления или его заместителей.

РАЗДЕЛ VI
Организация контроля за исполнением правительственной корреспонденции, предложений, заявлений и жалоб граждан и другой корреспонденции


72. Правительственная корреспонденция, поступающая в Центральный банк Республики Узбекистан, исполняется в сроки, устанавливаемые Правительственными органами или Председателем Центрального банка, с наложением резолюции и сроков для исполнения.
72.1. Организация работы по контролю исполнения осуществляется в соответствии с Основными положениями, утвержденными Постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 12 января 1999г. № 12, Порядком организации исполнения и контроля, утвержденного Председателем Центрального банка 25 января 1999г. и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Перечень документов, подлежащих контролю и проверке исполнения:
- указы Президента Республики Узбекистан;
- распоряжения Президента Республики Узбекистан;
- протоколы поручений Президента Республики Узбекистан;
- поручения (письменные и устные) Президента Республики Узбекистан;
- поручения Секретариата Президента Республики Узбекистан;
- поручения Государственных советников Президента Республики Узбекистан;
- постановления Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- распоряжения Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- протоколы заседаний Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- протоколы заседаний Президиума Кабинета Министров Республики Узбекистан;
- поручения Премьер-министра, заместителей Премьер-министра Республики Узбекистан.
Организация работы по исполнению указанных видов документов обеспечивается руководителями, соответствующими структурными подразделениями и ответственными работниками аппарата Центрального банка и его подразделений.
72.2. Основная работа по контролю осуществляется по:
- схеме № 1 - организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений, поручений Президента Республики Узбекистан и его аппарата;
- схеме № 2 - организация контроля за реализацией решений Правительства (постановления, распоряжения, протокольные решения Кабинета Министров Республики Узбекистан и его Президиума);
- схеме № 3 - организация контроля за исполнением писем жалоб, заявлений граждан, поступивших в аппарат Центрального банка (приложении 1, 2, 2а).
72.3. Организация исполнения и контроля документов обеспечивается:
- разработкой и реализацией плана контроля по наиболее важным и приоритетным вопросам, касающимся социально-экономического развития региона, а также документам, рассчитанным на длительный период;
- реализацией в утвержденные сроки практических мер соответствующими структурными подразделениями, должностными лицами и работниками;
- целевыми изучениями хода их выполнения в структурных подразделениях и территориальных Главных управлениях Центрального банка на местах.
В подразделениях ведется журнал контроля, а также накопительная папка, в которой до завершения исполнения должны находиться:
- правительственная корреспонденция, по которой установлен контроль за исполнением (постановления, распоряжения, протокольные решения, поручения), выписки и собственные решения, принимаемые во исполнение их;
- протоколы, информация, статистические данные и другие материалы, характеризующие ход выполнения решения.
72.4. Работники службы контроля или ответственные за контроль лица структурных подразделений Центрального банка на основе контрольных карточек 1, 1а, 2, 2а, и 3:
- обеспечивают строгий учет контрольных документов и пунктов;
- постоянно анализируют положение дел с выполнением документов в структурных подразделениях;
- систематически информируют соответствующих руководителей о состоянии исполнительской дисциплины для принятия ими действенных мер;
- ежеквартально представляют перечень исполненных контрольных поручений по правительственным документам подлежащих исполнению и представления докладов в Аппарат Президента и Кабинет Министров Республики Узбекистан.
72.5. Руководители групп по контролю и заведующие секретариатами территориальных Главных управлений Центрального банка, заведующие канцеляриями подведомственных структурных подразделений организуют учет постановлений, распоряжений и поручений поступивших из Центрального банка, хокимиятов, находящихся на контроле у работников, следят за их выполнением и обеспечивают своевременную подготовку предложений о снятии исполненных документов или пунктов со сроками исполнения с контроля.
72.6. В случаях, когда в поручении указывается несколько исполнителей и отсутствует слово «созыв» или «совместно», выполнение документа в обобщенном виде обеспечивает тот исполнитель, кто указан в поручении первым.
72.7. Снятие документов с контроля осуществляется в следующем порядке:
- правительственных документов, в которых имеются конкретные пункты со сроками снятия с контроля, - после получения соответствующего подтверждения от исполнителя об исполнении документа и отправки требуемой информации по назначению в установленные контрольные сроки;
- документов, по которым имеются конкретные поручения руководства Центрального банка, хокимиятов, правоохранительных органов - после получения соответствующего подтверждения от руководителя структурного подразделения, ответственного за своевременное и качественное исполнение данного документа.

72.8. Сроки исполнения документов:
72.8.1. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством и примерным перечнем.
В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней.
72.8.2. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями Центрального банка или указываются в самом документе. Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителей Центрального банка.
Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.
72.9. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.
72.10. Срок исполнения документов может быть продлен только лицом, вышестоящим органом или организацией, которые его установили. Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения установленного срока, продление срока исполнения должно быть оформлено исполнителем заблаговременно, но не позднее чем за 2 дня до истечения установленного первоначального срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
72.11. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль (или лицо, исполняющее его обязанности).
Снятие с контроля исполненных правительственных документов, решений и распоряжений руководства Центрального банка осуществляются заместителями Председателя Центрального банка, руководителями территориальных Главных управлений и подведомственных структурных подразделений, с проставлением виз на соответствующих контрольных карточках, в которую вносятся соответствующие данные об исполнении документа.
72.12. После снятия документов с контроля документ и материалы приобщаются к соответствующим делам по номенклатуре.
73. Предложения, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в более короткий срок, но не позднее 15 дней со дня их поступления в Центральный банк или его подведомственные учреждения.
73.1. Поступающие в Центральный банк и его подразделения предложения, заявления и жалобы граждан направляются в канцелярию Секретариата для регистрации, учета и контроля за их исполнением. В территориальных Главных управлениях для проведения этой работы выделяется один из сотрудников канцелярии.
Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, а также прием граждан руководством Центрального банка и подведомственных учреждений осуществляются в соответствии с действующим законодательством и Положением о порядке приема посетителей, рассмотрения писем и жалоб граждан, утвержденного Председателем Центрального банка.
74. Поступающие из редакций газет и журналов предложения, заявления и другие опубликованные в печати материалы, рассматриваются в сроки, установленные в п.73 настоящей инструкции.
75. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей, поступившие в Центральный банк или его подведомственные учреждения, разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.
76. В тех случаях, когда для разрешения заявлений или жалоб граждан, военнослужащих и членов их семей необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения заявлений или жалоб могут быть, в порядке исключения, продлены Председателем Центрального банка, его заместителями, руководителями подведомственных учреждений. В необходимых случаях об этом сообщается лицу, подавшему заявление или жалобу.
77. Начальники территориальных Главных управлений Центрального банка, директора департаментов (самостоятельных управлений) Центрального банка, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, направляют эти письма, не позднее пятидневного срока, в соответствующее учреждение, извещая об этом заявителей.
78. Запрещается направлять жалобы граждан на разрешение тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
79. Предложения и заявления депутатов Олий Мажлиса Республики Узбекистан должны рассматриваться с принятием мер по их исполнению в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до 10 дней. Результаты рассмотрения предложений и заявлений, и о принятых по ним решениям, направляются непосредственно в адрес обратившегося депутата.
80. Заместитель Председателя Центрального банка, директора департаментов (самостоятельных управлений) проводят личный прием граждан по вопросам, входящим в их компетенцию.
81. Отсрочка исполнения личных поручений и документов может быть предоставлена органом или лицом, установившим срок исполнения.

РАЗДЕЛ VII
Учет, хранение, оформление правительственных документов и корреспонденции

82. Учет, хранение, оформление, контроль за рассылкой правительственных документов и корреспонденции осуществляется Отделом контроля Секретариата Центрального банка, в обязанности которого входит:
а) учет и хранение Указов Президента Республики Узбекистан, постановлений, распоряжений и поручений поступивших из Аппарата Президента, Олий Мажлиса и Кабинета Министров Республики Узбекистан, ведение делопроизводства по указанным документам;
б) исходящая регистрация об отправке корреспонденции, адресованной в Аппарат Президента Республики Узбекистан, Олий Мажлис и Кабинет Министров Республики Узбекистан.
83. Вся поступающая правительственная корреспонденция, после регистрации в Отделе контроля Секретариата Центрального банка представляется на рассмотрение Председателю Центрального банка или Первому заместителю.
Рассмотренная корреспонденция возвращается в Секретариат Центрального банка для контроля и раздачи (по регистрационным карточкам и журналам) исполнителям, указанным в резолюциях на фишке.
84. Входящая правительственная корреспонденция, переданная Отделом контроля Секретариата Центрального банка для ознакомления или исполнения согласно резолюции Председателя, Первого заместителя, подлежит возврату в Секретариат Центрального банка.
Передача этой корреспонденции из одного подразделения в другое, минуя Отдел контроля Секретариата Центрального банка, воспрещается.
85. Подшивка в дело Указов Президента Республики Узбекистан, исполненных поручений, распоряжений и постановлений из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Олий Мажлиса и Кабинета Министров допускается только после приобщения к ним заверенных копий документов, свидетельствующих об исполнении и при наличии пометки начальника Секретариата Центрального банка о направлении материалов в Юридическое управление для дальнейшего хранения.
86. Хранящиеся в Секретариате Центрального банка сброшюрованные и переплетенные копии материалов выдаются для пользования Председателю Центрального банка, его заместителям, членам Правления Центрального банка, Аппарата Центрального банка, помощникам Председателя Центрального банка, с одновременным заведением карточек - заместителей на выданные материалы. Выдаваемые для пользования материалы, подлежат возвращению в Секретариат Центрального банка в тот же день.
Остальные работники Центрального банка могут использовать сброшюрованные и переплетенные копии материалов только в помещении Отдела контроля Секретариата Центрального банка.
87. Регистрация и отправление исходящей корреспонденции, адресуемой в Аппарат Президента Республики Узбекистан, Олий Мажлис, Кабинет Министров производятся в следующем порядке:
а) подлежащий отправлению подлинник письма, подписанный Председателем Центрального банка или его Первым заместителем, после проверки его внешнего оформления, регистрируется в департаменте (самостоятельном управлении) исполнившего документ в исходящей книге и сдается в Экспедицию для немедленной доставки адресату с нарочным. Копия с визами исполнителей, остается в департаменте для хранения и подшивки в соответствующее дело;

б) делопроизводитель департамента (самостоятельного управления), дополнительно размножает две копии с исполненного контрольного письма и одну копию сдает в Отдел контроля Секретариата Центрального банка, а другую в Аппарат Центрального банка для последующего контроля;

в) Экспедиция после сдачи пакета адресату, передает Секретариату Центрального банка подлинную расписку получателя на бланке формы, указанной в приложении 9, которая затем подклеивается в разносную книгу.
После окончания рабочего дня, отправка срочной правительственной корреспонденции производится дежурным Центрального банка с соблюдением установленного порядка.

Р А З Д Е Л VIII
Право подписи, порядок оформления корреспонденции
и руководящих материалов Центрального банка и
его подведомственных учреждений и организаций.


88. Исходящая из Центрального банка и его подведомственных учреждений и организаций почтовая и телеграфная корреспонденция (кроме денежно-расчетных документов, бухгалтерской и статистической отчетности) подписывается одной подписью лица, которому это право предоставлено по занимаемой должности.
89. Письма, адресованные в Аппарат Президента Республики Узбекистан, Олий Мажлис, Кабинет Министров, подписываются Председателем Центрального банка или его Первым заместителем.
Инструкции, приказы, служебные распоряжения, письма, телеграммы и другие документы, издаваемые Правлением Центрального банка или подготавливаемые по специальному указанию Председателя Центрального банка, а также вызовы в Ташкент работников областных управлений и его учреждений, подписываются Председателем Центрального банка или его Первым заместителем.
90. Корреспонденция, адресованная на имя хокимиятов областей, начальников территориальных Главных управлений Центрального банка и других подведомственных учреждений, ответы на заявления, письма и жалобы граждан, командировочные удостоверения, а также инструктивные письма, телеграммы и другие документы, издаваемые на основании Указов Президента Республики Узбекистан, решений Олий Мажлиса, постановлений и распоряжений Кабинета Министров, подписываются соответствующими заместителями Председателя Центрального банка. Республики Узбекистан.
91. Члены Правления Центрального банка республики, не являющиеся заместителями Председателя Центрального банка, подписывают текущую корреспонденцию и телеграммы, направляемые в территориальные Главные управления Центрального банка и его учреждения.
92. Представление права подписи текущей корреспонденции директорам департаментов, начальникам управлений (отделов), а также другим должностным лицам, в каждом отдельном случае устанавливается приказом Председателя Центрального банка.
93. На подписание договоров, ведение дел и на представительство от имени Центрального банка Республики Узбекистан должностные лица снабжаются специальными доверенностями за подписью Председателя Центрального банка или за подписью лиц, им на то уполномоченных.
Доверенности, обязательства и договоры от имени областных управлений Центрального банка в пределах утвержденных ассигнований и смет подписываются начальником территориального Главного управления Центрального банка и его заместителем, которому представлено право распоряжаться сметными ассигнованиями.
94. В территориальных Главных управлениях Центрального банка право подписи имеют:

а) начальник и его заместители - писем, телеграмм и других документов, адресуемых в аппарат Центрального банка, органам прокуратуры и суда, хокимиятам, организациям и лицам по поступившим от них заявлениям и жалобам.
Письма, адресованные в Олий Мажлис, Кабинет Министров, подписываются начальником территориального Главного управления Центрального банка или лицом, его замещающим.
б) главному бухгалтеру территориального Главного управления Центрального банка и его заместителю, предоставляется право подписи текущей переписки с другими учреждениями банка и клиентурой по вопросам учетно-операционной работы, кроме писем, адресуемых руководителям предприятий, организаций и учреждений.
в) Командировочные удостоверения работникам территориального Главного управлений Центрального банка подписываются начальником Главного управления Центрального банка или его заместителями.
95. Бухгалтерская отчетность и денежно-расчетные документы подписываются согласно указаниям Центрального банка «Инструкция по бухгалтерскому учету и отчетности в банках Республики Узбекистан» от 16.11.98г. № 61 и «Инструкция об организации работы по денежному обращению в учреждениях банка Республики Узбекистан» от 9.11.98г. № 6.
96. Статистическая отчетность подписывается в соответствии с нормативными указаниями Центрального банка «Об организации статистической отчетности в банках Республики Узбекистан», от 20.02.98г. № 386, зарегистрированного Министерством юстиции 22 марта 1999г. за № 680.
97. Перед подписью указывается должность лица, подписывающего документ или письмо. Рядом с подписью проставляются инициалы и фамилия подписавшего.
98. Лица, подписывающие от имени Центрального банка письмо или документ, не имея на то права, несут ответственность в дисциплинарном, а в определенных случаях, и в судебном порядке.
99. Процедура разработки и утверждения инструктивных материалов Центрального банка Республики Узбекистан регулируется Положением «О порядке подготовки, рассмотрения, утверждения и вступления в силу нормативных актов Центрального банка Республики Узбекистан № 389 от 24.01.1998г.
100. Телеграммы, рассылаемые по схемам №_____ или _______, подготавливаются и оформляются в том же порядке, как указано для других инструктивных материалов, подписываются в двух экземплярах.
Два подписанных экземпляра телеграммы передаются в департамент, ответственный за составление этой телеграммы для регистрации. Телеграммы, отправляемые по схеме или после окончания рабочего дня регистрируются в приемной Председателя Центрального банка Республики Узбекистан. После регистрации первый экземпляр телеграммы выдается департаменту (управлению) для размножения установленного количества оттисков и возвращается в департамент (управление) вместе с соответствующим количеством оттисков, оформляется печатями и сдается на телеграф или телетайп.
Одновременно со сдачей телеграммы в отделение связи департамент (управление) посылает по одному экземпляру оттиска отправляемой телеграммы департаменту координации методологической работы, а также при необходимости другим подразделениям Центрального банка.


РАЗДЕЛ IX

Издание нормативных документов Центрального банка

101. Издание нормативных документов Центрального банка (инструкций, положений, указаний, требований, приказов, писем) и снабжение ими соответствующие подразделения Центрального банка и коммерческих банков осуществляется департаментом координации методологической работы Центрального банка.
102. Оформленные в установленном порядке нормативные документы после подписи передаются исполнителям в департамент и департамент координации методологической работы для регистрации и представления в Министерство юстиции для Государственной регистрации, а приказы - в Секретариат Центрального банка для регистрации.
103. Департаментом координации методологической работы присваивается очередной номер всем нормативным документам постоянного и временного характера, а также разработанным с другими государственными органами управления и направляется в Министерство юстиции для Государственной регистрации.
104. Нормативные документы, прошедшие Государственную регистрацию в Министерстве юстиции и подлежащие рассылке учреждениям банка, утвержденный экземпляр размножается на копировальной технике. В последующем они издаются типографским способом в виде ежеквартальных сборников или отдельных изданий. Тиражи изданий утверждаются заместителем Председателя Центрального банка курирующим департамент координации методологической работы.
105. Перед сдачей в типографию документ тщательно вычитывается работником департамента, ответственного за его разработку и передается в департамент координации методологической работы сопровождающим письмом.
Департаменту координации методологической работы предоставляется право требовать от составителей материалов необходимых разъяснений и устранения обнаруженных неясностей и ошибок.
106. Департамент координации методологической работы передает нормативный документ или сборник этих документов в Управление делами сопроводительным письмом с указанием тиража для передачи заказов в типографию и следит за очередностью их напечатания. Заказы в типографию подписываются начальником Управления делами. Нормы рассылки материалов учреждениям банка устанавливает департамент координации методологической работы.
107. Департамент координации методологической работы ведет корректуру печатаемых в типографии нормативных документов Центрального банка. Разрешение к печати на проверенных корректурных оттисках подписываются директором департамента, ответственного за разработку документа и начальником управления департамента координации методологической работы, ответственного за организацию издания нормативных документов.
108. По получении из типографии сигнальных экземпляров департамент координации методологической работы производит окончательную сверку с подлинником и дает указание Управлению делами на рассылку этого материала согласно разнарядке, приложенный к подлиннику.
Департаментам (самостоятельным управлениям) и Главным территориальным управлениям Центрального банка, а также коммерческим банкам нормативные документы раздаются по рассылочным ведомостям, составляемого департаментом координации методологической работы по согласованию с соответствующим департаментом (самостоятельным управлением), ответственного за разработку данного документа.
Дополнительная выдача инструктивных материалов производится по заявкам департаментов (самостоятельных управлений) и Главных территориальных управлений согласно разрешений департамента координации методологической работы исходя из фактического наличия на складе.
109. Департамент координации методологической работы ежегодно издает Систематический указатель нормативных документов Центрального банка действующих по состоянию на 1 января текущего года.
110. Подлинные экземпляры (оригиналы) нормативных документов Центрального банка хранятся в департаменте координации методологической работы, а запасы изданных печатных материалов после рассылки хранится в Управлении делами. Департамент координации методологической работы производит полную подборку всех действующих инструктивных материалов для вновь открываемых коммерческих банков.
Порядок хранения запасов должен обеспечивать немедленное нахождение любого документа.
111. Нормативные документы, разработанные и утвержденные Центральным банком совместно с другими органами государственного управления и прошедшие в установленном порядке Государственную регистрацию в Министерстве юстиции также хранятся в департаменте координации методологической работы.
112. Департамент координации методологической работы создает архив всех нормативных документов на электронных магнитных носителях.

РАЗДЕЛ Х
Порядок печатания материалов в секторе операторов

113. На подлежащие печатанию материалы в секторе операторов материалы заполняется заказ по форме согласно приложению 10. При необходимости в заказе директором департамента, начальником управления (отдела) или его заместителем указывается степень срочности исполнения и дата сдачи в печать. Заполненный бланк заказа вместе с подлежащим к печати материалом сдается заведующему сектора.
Заведующий сектором или оператор при принятии материалов ставит код с датой текущего дня, а на материалы, поступающие после 13 часов, ставит штамп с датой текущего дня с отметкой «Вечерняя».
Прием материалов для печатания в сектор операторов производится в течение всего рабочего дня и заканчивается за 2 часа до конца рабочего дня.
114. Сдаваемые в сектор операторов рукописи должны быть написаны разборчиво, без массовых исправлений и вставок черными или синими чернилами и тщательно отработаны.
Рукописи, небрежно составленные, написанные неразборчиво, а также имеющие неясные поправки, для печатания не принимаются.
О работниках, нарушающих указанные требования, заведующий сектора операторов докладывает начальнику Секретариата Центрбанка.
115. Поступающий в сектор операторов материал должен выполняться в следующие сроки:
а) документы, адресованные в директивные органы, схемные телеграммы и другие материалы по указанию руководства Центрбанка, начальника Главного территориального управления, печатаются вне очереди;
б) материалы до 10 рукописных страниц с пометкой директора департамента, начальника управления (отдела) «Срочно» печатаются в течение дня в порядке их поступления;
в) остальные материалы печатаются в порядке очередности, но не позднее двух дней со дня их поступления в сектор операторов.
116. Отпечатанные материалы должны отвечать следующим требованиям:
а) не допускается расположение текста, не соответствующее форме бланков, искривление строк, загрязнение бумаги, произвольное сокращение слов, неправильные переносы отступление от правил внешнего оформления документов;
б) на лицевой стороне листа должно оставаться поле слева от текста - 30 мм, а на оборотной сторона листа - такое же поле справка от текста;
в) в конце страницы должно оставаться поле не менее 30 мм;
г) все строки текста, в том числе и начало строк абзацев, должны быть расположены соответственно по одной линии, начальные (красные) строки абзацев печатаются, отступив пять знаков от границы левого поля;
д) реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения, «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Реквизиты отделяются друг о друга 2-4 межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами:
е) расшифровка подписи в реквизите «Подпись» должна печататься на уровне последней строки наименования должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименование должностей и расшифровки подписей разделяются 2-4 межстрочными интервалами;
ж) в документах объемом более одного листа второй и последующие листы нумеруются.
При оформлении документа на одной стороне номера листов проставляются в правом углу верхнего поля. Если текст печатают на обе их сторонах листа, то нечетные номера страниц проставляются в правом углу верхнего поля лицевой стороны листа, четные - в левом углу верхнего поля оборотной стороны.
117. На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа ставится фамилия исполнителя и номер его телефона, ниже указывается индекс сектора (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.
Например: Саидов 36-30-53
МС. 5
10.05.93г.

118. Отпечатанные с секторе операторов материалы раскладываются по департаментам, управлениям (отделам), из которых эти материалы забираются инспекторами-делопроизводителями или работниками департамента, управлений (отделов).


РАЗДЕЛ XI
Порядок размножения материалов на множительных аппаратах

119. Размножение документов на копировально-множительных аппаратах производится согласно действующим правилам.
120. Разрешение на размножение документов выдается начальником Секретариата Центрального банка или его заместителем.
Для получения разрешения на размножение исполнитель представляет текст документов, подлежащих размножению, заказ-наряд (приложение 11), подписанный директором департамента, его заместителем или начальником управления, его заместителем по образцам подписей, в котором указывает количество необходимых экземпляров, объем и название материала.
Разрешение на размножение документов в департаментах и управлениях для вычислительных центров, имеющих свои копировально-множительные аппараты, выдаются директором департамента, начальником управления, директором вычислительного центра или его заместителем. Ответственность несут руководители подразделений.
121. На последней странице размноженного материала проставляются выходные данные (номер заказа, тираж, дата, наименование учреждения банка).
Материалы, передаваемые для размножения регистрируются в книге учета размножаемых материалов.
122. В делах департамента, управления (отдела) должен оставаться дописанный экземпляр письма или материала, который размножался, и один оттиск, которым письмо (материал) послано, с указанием даты отправки.
123. Работа, сданная на размножение, как правило, должна быть выполнена в течение 24 часов, срочная работа должна выполняться немедленно.


РАЗДЕЛ XII
Р а б о т а а р х и в а

124. Для организации учета и практического использования законченных делопроизводством документальных материалов в аппарате Центрального банка и его подразделениях создаются архивы, которые руководствуются Основными правилами архивов учреждений, организаций и предприятий республики.
125. Законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурном подразделении (например, материалы за 1999 год сдаются в архив в 2001 году).
По истечении года инспектор-делопроизводитель департамента, управления (отдела) составляет описи на передаваемые в архив документальные материалы согласно приложению 12.
На дела с постоянным и временным сроками хранения присваивается отдельный порядковый номер. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.
Заголовок, указанный на обложке единицы хранения, записывается в опись без изменения и сокращения.
В конце описи делается итоговая запись, в которую входят в опись дата составления, должность и фамилия составителей.
Опись подписывается директором департамента, начальником управления (отделом) или его заместителем.
После итоговой записи лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме документальных материалов в архив. Один экземпляр описи остается в архиве, второй - в структурном подразделении.
Денежно-расчетные документы формируются и хранятся в соответствии с указаниями (Порядка Центрального банка Республики Узбекистан от 26.07.95г. № 147 «Порядок ведения работы архива в системе банков РУ»).
126. Работник архива должен:
а) принимать законченные делопроизводством документальные материалы структурных подразделений, учреждений Центрального банка как постоянного, так и временного срока хранения;
б) вести строгий учет документальных материалов (основными учетными данными являются описи и паспорт архива);
в) принимать участие в работе экспертной комиссии, которая назначается приказом Председателя Центрального банка, в Главных территориальных управлениях начальника управления;
г) состоять членом экспертной комиссии;
д) составлять отборочные акты на документальные материалы, сроки хранения которых истекли, согласно Перечню документальных материалов Центрального банка, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения и представлять их на уничтожение;
е) проверять правильность составления номенклатур дел в структурных подразделениях;
ж) контролировать состояние текущего делопроизводства в департаментах, управлениях (отделах), в том числе правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой, оформление и формирование дел, а также контролировать состояние архивного дела в подведомственных учреждениях;
з) участвовать в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации секретарей, работников делопроизводства, а также работников архивов подведомственных учреждений;
и) составлять и представлять на утверждение в соответствующий архивный орган описи на деле с постоянным сроком хранения;
к) выдавать на основании хранящихся документальных материалов архивные справки, копии документов и выписки из документов по запросам учреждений и граждан, за подписью руководства банка;
л) передавать материалы с постоянным сроком хранения установленном порядке законодательством в соответствующие государственные архивы.
127. Документальные материалы, хранящиеся в архиве, выдаются сотрудникам департаментов, управлений (отделов) для пользования на месте или по установленной заявке подписанной руководителем подразделения.
128. Ордер (по форме приложения N 13) на выдачу документов из архивов или на допуск сотрудника к наведению справок в архиве подписывает заместитель Председателя, директор департамента, начальник Главного территориального управления или его заместитель.
За сохранность и своевременность возвращения документов, выданных из архива, наряду с лицом, получившим дело, несет ответственность лицо, подписавшее ордер на выдачу.
129. Воспрещается выдача для пользования вне архива подлинных протоколов, приказов, инструктивных материалов, переписки с высшими правительственными органами, кассовых и мемориальных документов.
130. Для обеспечения сохранности документальных материалов архиву должно быть предоставлено специальное помещение, изолированное от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухое, безопасное в пожарном отношении, гарантированное от затопления и оборудованное специальными стеллажами.
Если архивное помещение находится на первом этаже, окна должны быть снабжены металлическими решетками или помещение сдается под пульт.
Материалы постоянного хранения размещаются отдельно от материалов временного хранения.

РАЗДЕЛ XIII
О порядке предъявления претензий к Узбекскому
агенству почты и телекомуникаций за утрату и
задержки доставки почтовых и телеграфных
отправлений

131. При утере или задержки доставки предприятиями Министерства связи заказного банковского пакета или телеграммы учреждения Центрального банка (отправитель или получатель) подает об этом заявление предприятию почты и телекомуникаций, обслуживающему данное учреждение банка (отправителя или получателя).
132. Бесспорными документами для предъявления претензий к предприятиям Министерства связи об уплате штрафа за утрату или задержки являются:
- заказное банковское почтовое отправление - конверт с зеленой полосой и отметкой ™Заказная банковская™, на котором правильно оформлен адрес, указаны пункт, область или край и названий адресата;
- банковские переводные телеграммы - копии полученных банком переводных телеграмм со всеми служебными отметками телеграфа.
По требованию предприятий Министерства связи оригинальны переводных телеграмм должны представляться им для ознакомления, а затем подлежат возврату банку.
133. Сумма штрафов по претензиям за утраченные и задержанные отправления установлены соглашениями между Центральным банком и Министерством связи республики.
С изданием настоящей инструкции утрачивает силу:
- «Инструкция по делопроизводству в аппарате Центрального банка Республики Узбекистан» № 55, утвержденная 3 февраля 1993 года.


Заместитель Председателя
Центрального банка С. Б.РАХИМОВ

    © UzBank.net, 2011. Все права защищены.
 
 

Предупреждение: На момент создания сайта и его страниц вся информация бралась из открытых источников (таких как, например, сайты банков). В настоящий момент сайт не обновляется, вследствие чего большинство информации на сайте устарело. Для получения актуальной информации по банкам и их услугам, рекомендуем обращаться непосредственно в банки, а также читать информацию на официальных сайтах банков.